Privacybeleid

Algemeen

Onder persoonsgegevens wordt verstaan elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat (combinatie van) informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:

• Naam, woonadres, telefoonnummer, e-mailadres, foto’s.
• Nummer paspoort/Identiteitsbewijs
• Bankrekeningnummer.

Gebruik persoonsgegevens:

Vrijwilliger

Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, leeftijd en voorkeurdagdeel inzet

Gebruik: planning inzet en correspondentie met vrijwilliger

Verspreiding: aanmelding vindt plaats via het inschrijfformulier op de website. Bij inschrijving gaan gegevens rechtstreeks naar het e-mailadres van het coördinerend bestuurslid/programmamaker van de Stichting en vindt opslag plaats bij de host (MAX.nl).

Op Koningsdag vindt registratie plaats van feitelijke inzet en registratie van de ontvangen vergoeding (met handtekening voor ontvangst). Na afloop van Koningsdag gaat de registratie naar de penningmeester voor controle en opleg voor de financiële verantwoording. Max.NL (host) slaat de gegevens tijdelijk op. De inschrijfgegevens worden uiterlijk een maand na Koningsdag vernietigd.

Amateurartiest

Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, artiestennaam, aantal artiesten en act.

Gebruik: planning inzet en correspondentie met amateurartiest.

Verspreiding: aanmelding vindt plaats via inschrijfformulier website. Bij inschrijving gaan de gegevens rechtstreeks naar het e-mailadres van het coördinerend bestuurslid/programmamaker van de Stichting en vindt opslag plaats bij de host (MAX.nl). Op Koningsdag vindt registratie plaats van feitelijke inzet en registratie van de ontvangen vergoeding (met handtekening voor ontvangst). Na afloop van Koningsdag gaat de registratie naar de penningmeester voor controle en opleg voor de financiële verantwoording. Max.NL (host) slaat de gegevens tijdelijk op. De inschrijfgegevens worden uiterlijk een maand na Koningsdag vernietigd.

Oranjebazaar

Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, beschrijving handelswaar, aantal kramen, eventuele aansluiting 220 V en akkoord met reglement.

Gebruik: planning inzet, opstellen rekening en correspondentie met kraamhouder. Verspreiding: aanmelding vindt plaats via inschrijfformulier website. Bij inschrijving gaan de gegevens rechtstreeks naar het e-mailadres van het coördinerend bestuurslid/programmamaker van de Stichting en vindt opslag plaats bij de host (MAX.nl). Op basis van de inschrijving ontvangt de kraamhouder een rekening van de penningmeester. Na afloop van Koningsdag blijft de registratie bij de penningmeester voor controle en opleg voor de financiële verantwoording. Max.NL (host) slaat de gegevens tijdelijk op. De inschrijfgegevens worden uiterlijk een maand na Koningsdag vernietigd.

Ondernemers

Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, eventueel bedrijfsnaam, KvK nummer, voorkeur voor standplaats, elektriciteit, informatie over kraam en handelswaar en akkoord met de voorwaarden. Gebruik: planning inzet, controle inschrijving KvK, opstellen rekening en correspondentie met ondernemer

Verspreiding: aanmelding vindt plaats via inschrijfformulier website. Bij inschrijving gaan de gegevens rechtstreeks naar het e-mailadres van het coördinerend bestuurslid/programmamaker van de Stichting en vindt opslag plaats bij de host (MAX.nl). Op basis van de inschrijving ontvangt de kraamhouder een rekening van de penningmeester. Na afloop van Koningsdag blijft de registratie bij de penningmeester voor controle en opleg voor de financiële verantwoording. Max.NL (host) slaat de gegevens tijdelijk op. De inschrijfgegevens worden uiterlijk een maand na Koningsdag vernietigd.

Contactgegevens: naam, e-mailadres en bericht

Gebruik: correspondentie met vragensteller. Verspreiding: invullen vindt plaats op contactpagina van de website. Na invullen en verzenden van de vraag gaat deze rechtstreeks naar het e-mailadres van het coördinerend bestuurslid/de programmamaker van de Stichting en vindt opslag plaats bij de host (MAX.nl). Na beantwoorden of doorsturen van de vraag naar het verantwoordelijke bestuurslid vindt opslag plaats van de ontvangen vraag en het eventuele antwoord voor evaluatiedoeleinden. Max.nl (host) slaat de gegevens tijdelijk op. De inschrijfgegevens worden uiterlijk een maand na Koningsdag vernietigd.

Foto’s

Gegevens: tijdens Koningsdag maakt een fotograaf in opdracht van de Stichtingen foto’s van het evenement.

Gebruik: voor publicatie op Facebook en de website www.koningsdagapeldoorn.nl

Verspreiding: publiek door plaatsen op website (www.koningsdagapeldoorn.nl) en/of Facebook, Twitter en Instagram. Intern is afgesproken om voornamelijk overzichtsfoto’s te gebruiken bij publicatie op sociale media. De website is in beheer bij Max.nl (host). Een bestuurslid is verantwoordelijk voor de inhoud (content) van de website en Facebook, Twitter of Instagram. Mocht iemand die zichtbaar is op een foto tegen het gebruik ervan bezwaar maken, dan zullen we hier onmiddellijk gehoor aan geven.

Artiesten

Gegevens: NAW, telefoonnummer en emailadres, artiesten naam, omschrijving act.

Gebruik: planning inzet, correspondentie met artiest, verwerken overeenkomst en factuur, gebruik op website, Facebook, LED-krant (artiestennaam en act).

Verspreiding: het coördinerend bestuurslid/de programmamaker en de artiest maken afspraken over de deelname aan Koningsdag. De artiest levert persoons- en andere relevante gegevens aan voor de overeenkomst. De artiest stemt al dan niet in met publicatie van de act (krant, website, Facebook, Twitter of Instagram). Na Koningsdag ontvangt de penningmeester de factuur. Deze blijft bij de penningmeester voor controle, uitbetaling en opleg voor de financiële verantwoording.

Leveranciers (bedrijven die in opdracht producten of diensten leveren)

Gegevens: NAW, telefoonnummer, e-mailadres, KvK-nummer, bedrijfsnaam

Gebruik: correspondentie en verwerking in de leveringsovereenkomst en facturering

Verspreiding: bestuursleden/programmamakers benaderen bedrijven voor het leveren van producten of diensten. Leverancier en Stichting stellen op basis van gemaakte afspraken een overeenkomst op. Na Koningsdag ontvangt de penningmeester de factuur. Deze blijft bij de penningmeester voor controle, uitbetaling en opleg voor de financiële verantwoording.

Rechten

Personen van wie de Stichting de persoonsgegevens heeft genoteerd, hebben het recht tot inzage van deze gegevens. Een verzoek hiertoe kan ingediend worden bij de secretaris van Stichting Oranjefeesten Apeldoorn ([email protected])

Klachten

Indien de persoon waarvan de Stichting persoonsgegevens heeft genoteerd een klacht heeft over de wijze waarop de Stichting met zijn/haar gegevens omgaat, dan kan een klacht ingediend worden bij de toezichthouder persoonsgegevens, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalekken

De Stichting is verplicht alle datalekken intern te documenteren en te melden aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerkersovereenkomst

In een verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt over de omgang met persoonlijke gegevens tussen het VP de opdrachtgever en de verantwoordelijke voor de gegevens. Voor diverse activiteiten is aanmelden via de website verplicht. De webhost (MAX.nl) slaat de ontvangen persoonsgegevens op en stuurt deze door naar het coördinerende bestuurslid voor gebruik. Met MAX.nl is een verwerkingsovereenkomst opgesteld over het beheer en vernietigen van de ontvangen persoonsgegevens.

Beveiliging en opslag persoonsgegevens

Binnen de Stichting zijn bestuursleden/programmamakers verantwoordelijk voor de organisatie van de vastgestelde activiteiten. Zij treden hiervoor op als coördinerend bestuurslid/programmamaker. De coördinerende bestuursleden/programmamakers ontvangen informatie over de aangeleverde persoonsgegevens voor zover dit vanuit hun taak als coördinerend bestuurslid/programmaker noodzakelijk is. Zij ontvangen deze informatie op hun stichtings- of privé e-mailadres, telefonisch of via de post. Zij zijn in persoon verantwoordelijk voor het beheer en gebruik van deze gegevens voor het doel waarvoor ze zijn aangeleverd. Bij beëindiging van hun activiteiten binnen het bestuur stellen zij hun papieren en elektronische administratie beschikbaar aan hun opvolger of aan de secretaris van de Stichting.

Behandelaars persoonsgegevens

Binnen de Stichting zijn de bestuursleden/programmamakers bevoegd tot de behandeling van persoonsgegevens die gerelateerd zijn aan hun taak binnen het bestuur. De behandeling van de persoonsgegevens van de bestuursleden/programmamakers vindt plaats door de secretaris van de Stichting.